Si tu empresa ya tiene un control y manejo de los datos correcto y estás satisfecho con el trabajo que has llevado a cabo para llegar a este estado de “Perfect data”, ha llegado la hora de sacar el máximo partido a esas horas de investigación, conexión y desarrollo volcando toda esa información en un dashboard de negocio.

Si no has conseguido todavía “domar” la data de tu compañía, este artículo te interesa, porque voy a intentar darte el empujón final para emprender ese proyecto de BI que tanto tiempo llevas sabiendo que debes hacer.

Emprender un proyecto de Business Intelligence dentro de tu empresa conlleva unos pasos inevitables que has de seguir. Puedes variar el orden de las fases que te voy a detallar a continuación pero no puedes obviar ninguna de ellas:

• Localización de las fuentes de las que vas a extraer la información. En caso de ser necesario, digitalizar la que todavía sea analógica. Ejemplo: llevo la cuenta en una libreta, o los objetivos de los comerciales los guardo en un hoja. Para digitalizar esa información puede servir un Excel online.
• Extracción de los datos. ¿Qué datos? Esto merece un artículo aparte sobre la conveniencia o no de volcar absolutamente todos los datos en un data lake para su posterior explotación o si podemos seleccionar aquellos que conforman las KPI clave que quieres monitorizar y almacenarlos en un Data mart directamente. En cualquier caso, esta es una fase inevitable: captación de la información y volcado en una base de datos.
• Definición de las KPIs a monitorizar. En su libro “Key performance Indicators”, David Parmentier, asegura que el 85% de las empresas no sabe definir los KPI ni miden el rendimiento correctamente. Aprovecho para dejaros aquí, un resumen del libro que hice hace unos meses y que os ayudará en el complicado camino de la definición de indicadores.
• Implementación de herramienta de BI para visualizar la información y poder así tomar decisiones al respecto. Aquí hago un inciso importante. Cualquiera, más o menos, puede utilizar una herramienta como Power BI, Qlik, Tableau, Data Studio…. etc. y montar dashboards de negocio, pero eso no significa que esos paneles sean útiles y sirvan para mejorar el desempeño y por tanto, los resultados de la empresa. Del mismo modo que cualquiera puede abrir una hoja de word y escribir una historia, pero no por ello va a conseguir un best seller o una historia de éxito. Hay libros enteros dedicados a explicar cómo montar dashboards con sentido, que tengan un objetivo y que ayuden a mejorar el negocio. Wayne Eckerson, habla en su libro “Performance Dashboards” de tres tipos de dashboards: Operativos, tácticos y estratégicos. Para no desviarme mucho del tema central de este artículo os cuento más aquí.

Estas fases pueden parecer un mundo, de hecho sólo abordar las dos primeras resulta abrumador, pero no hay opción. Así, sin medias tintas, el mundo en el que nos encontramos y sobre todo, el mundo hacia el que vamos, es un mundo para empresas Data driven. Empresas que se manejan a través de los datos y que toman decisiones en base a ellos. Y nótese que hablo de empresas Data driven, no de jefes o CEOs data driven. Muchas compañías creen que los datos, la medición de las KPIs debe estar en manos de los directivos o de los managers para que ellos sean capaces de orientar y redirigir el trabajo del equipo hacia el camino correcto en función de lo que los dashboards le indican. Pero ¿y si trasladamos la información también al equipo? ¿Y si les permitimos tomar decisiones guiados por los datos de resultado de de su propio desempeño? Es mil veces más poderosa la acción de un empleado cuando la lleva a cabo por su propio convencimiento que aquella que hace por orden de su jefe.

Y una vez te he alertado de la necesidad de llevar a cabo esa transformación hacia el tratamiento útil de los datos te diré que el elefante se come a bocaditos. Si no cuentas con expertos, o con grandes departamento de IT que tengan los conocimientos necesarios para llevar a cabo estos proyectos, empieza poco a poco. Busca un departamento de tu empresa que tenga una fuente de datos fácil de localizar y extraer. Puede ser el área de marketing. Los datos de las áreas de social media o de analítica web son relativamente sencillos de conseguir a través de las APIs de las RRSS. O tal vez el área comercial, ya que cuentas con un CRM en el que tus agentes detallan su actividad. Y si lo haces en un Excel, ¡no importa! Empieza por ahí.

Pero toma tiempo para mirar hacia dentro, mira profundamente hacia el desempeño de tu equipo, no te quedes en lo superficial e identifica aquellas acciones clave que hacen que se consigan mejores resultados. Por ejemplo: los comerciales que más venden, ¿son los que más reuniones hacen? Mide el número de reuniones de cada uno de ellos y plásmalos de forma visual junto a los resultados de venta para indicarles así qué acción es la que le pueda llevar al éxito.

Empezar es ganar. Y sobre todo recuerda cómo empezamos: un gran trabajo de Big data, un maravilloso Data lake o Data warehouse es un avance enorme pero no sirve de nada si no es la base para compartir información en dashboards perfectamente definidos y útiles. Que tengan un objetivo, una estrategia y que sean la medición de su propia razón de ser. Y no temas compartirlos con tu equipo, trabaja en una cultura de amor al dato y a la reacciones que puede provocar. Aunque esto… ya merece otro artículo.