“Performance dashboards”
En este artículo voy a haceros un pequeño resumen del libro de Wayne Eckerson, “Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your Business”. Lo escribió en 2005, hace ya 16 años (16 años!!) pero creo que es muy interesante conocer sus aproximaciones sobre la elaboración de dashboards útiles, cómo conseguir aplicarlos en una empresa y los stoppers que te puedes encontrar. Su clasificación de los distintos tipos de paneles que se pueden utilizar en un negocio también es muy ilustrativo.

Eckerson explica desde el inicio que en su libro, pretende explorar cómo los paneles de control pueden ayudar a los equipos a hacer que sus acciones diarias sean consistentes con los objetivos organizacionales a largo plazo. En principio el libro está dirigido a puestos de tecnología de la información, pero aquí aprovecho para insistir en que todo su contenido es completamente válido, diría incluso necesario, para gerentes y ejecutivos que quieren implementar un proyecto de BI en sus empresas.

Por supuesto este libro tiene un montón de contenido pero yo en este artículo resumiré lo que desde mi punto de vista es más interesante.

Según explica Eckerson, los dashboards trasladan la información que necesita un manager para monitorizar, analizar y controlar las acciones necesarias para cumplir con su misión dentro de la organización. Transmiten datos que respaldan sus tareas importantes para que sirvan de guía al equipo en el correcto desarrollo de su trabajo.

Para obtener los mejores resultados, hay que aprender a usar paneles visualmente intuitivos que inviten así a la participación de todos los empleados, contribuyendo de esta forma al desempeño colaborativo. Otra clave de los dashboards de éxito es la calidad de los datos para representar métricas que reflejen los objetivos de la corporación.

A continuación os resumo claves importantes que hay que tener en cuenta desde el punto de vista de la selección de información a mostrar, y que el autor resume en distintas partes del libro:

• No confundas los Data Lake con material práctico. Ignora los datos irrelevantes y sé capaz de proporcionar a tu equipo el BI real que necesitan mediante el diseño de un panel de desempeño que represente los datos de forma útil.
• La recopilación de información empresarial implica refinar los datos sin procesar, no solo acumularlos.
• Cuando seas capaz de comprender qué tipos de datos son más importantes ( y no antes) crea modelos basados ​​en datos para pronosticar los resultados de tus procesos.

Eckerson también intenta en el libro dar las claves para que puedas responder a esta pregunta: ¿Está preparada tu organización?. Tal y como explica el autor, así como no se puede saltar al cálculo sin dominar el álgebra y la geometría, una empresa interesada en la gestión del rendimiento basada en datos primero debe tener preparado lo siguiente:

• Una estrategia bien definida y relevante.
• Un equipo de dirección ejecutiva que apoyará e impulsará el proyecto.
• Gerentes de nivel medio que respaldarán el proyecto, en lugar de sabotearlo.
• El talento inteligente necesario para manejar los requisitos del proyecto, incluido un equipo de implementación sólido.
• Recursos disponibles para la realización del proyecto. Internos o externos.
• Una cultura corporativa que ya apoya el uso de métricas e indicadores.
• Una buena relación de trabajo entre TI y el lado comercial de la empresa.
• Un hardware, software y sistema de red existente para respaldar el esfuerzo.

Y aquí ya entramos de lleno en la clasificación de los tipos de dashboards de desempeño que puede haber en una empresa:

• “Paneles operativos”. Respaldan los esfuerzos de quienes realizan el trabajo principal de la empresa. Sus supervisores deben tener paneles de control separados. Ejemplo: el prestamista hipotecario Quicken Loans instaló paneles para optimizar el desempeño de sus centros de llamadas, donde los empleados responden las consultas de los clientes por teléfono y por correo electrónico a través del sitio web de la empresa, para brindarles un acceso rápido a la información que necesitan en el desempeño de su trabajo.
• “Paneles tácticos”. Estas herramientas permiten a los gerentes analizar los procesos y proyectos comerciales. International Truck and Engine Corporation, un fabricante de camiones, configuró paneles tácticos para obtener una ventaja competitiva a partir de sus datos internos. Construidos en torno a un portal de BI para toda la empresa, los paneles facilitan el acceso a la información financiera y son muy superiores a los informes en papel sobre procesos y proyectos.
• “Paneles estratégicos”. Este enfoque permite a los ejecutivos asegurarse de que las operaciones y actividades coincidan con las estrategias y objetivos de la empresa. Cada panel debe brindar a los usuarios acceso a datos operativos significativos, opciones para acceder a los datos de apoyo e indicadores que muestren cómo se compara el desempeño real con los resultados esperados.

A partir de este capítulo el libro se vuelve mucho más práctico y da recomendaciones sobre cómo lanzar un proyecto de BI dentro de una organización:

1. ¿Cómo puedes hacer realidad los cuadros de mando si no tienes toda la capacidad de decisión para implantarlos? Primero, contrata a un patrocinador que te ayude a organizar la financiación del proyecto y busca fondos para un prototipo de panel para demostrar que la idea funciona.
2. Una vez que establezcas tu estrategia, mide su progreso mediante el seguimiento de los KPI. Los KPIs deben ser métricas controlables y ajustables que reflejen los cambios en el comportamiento organizacional.
3. Conoce la audiencia de tu panel. Diseña de forma selectiva el interfaz. Proporciona alertas, análisis avanzados y acceso con un clic a datos importantes. Mantén los métodos operativos de los diferentes paneles de control lo más similares posible. No te excedas con los colores. Un tablero bien diseñado debería ser fácil de entender para un niño de 12 años.
4. Son comunes las peleas entre el personal de IT y el equipo de negocio no técnico en la misma empresa. Para superar esto, la dirección de negocio debe ofrecer al personal de TI más inteligencia comercial y explicarles más sobre su empresa.

Por último el autor destaca dos grandes retos a los que se enfrenta un gerente que pretende implementar paneles de desempeño: la primera es lograr que sus trabajadores, colegas y altos ejecutivos adopten y utilicen estas guías. No puede obligar a los empleados a encontrar paneles útiles, pero vincular las métricas del panel a la compensación individual y de equipo es una forma de intentarlo.

La segunda tarea surge de la primera: cambiar su cultura corporativa, si es necesario, para adaptarse a la mejora continua del rendimiento. Para fomentar el uso generalizado de la tecnología del tablero, su equipo de TI debe demostrar que los datos del dashboard son válidos y vitales. El lado comercial de su empresa debe impulsar el proceso de implementación y adopción.